Notre outil de gestion ultime ! – Étude de cas #21

Dans cet article nous allons vous présenter notre meilleur outil de gestion de nos finances, en réponse à l’événement que nous avons lancé et dont vous pourrez découvrir les modalités de participation ici.

Si vous nous suivez, peut-être avez-vous déjà une petite idée de cet outil qui nous tient particulièrement à cœur ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous souhaitions revenir sur le besoin d’utiliser un outil de gestion.

Notre besoin d’un outil de gestion

Dans notre cas, le besoin d’avoir un outil de gestion s’est fait naturellement sentir dès le début de notre vie commune. Nous avions mis en place un simple tableur pour suivre nos dépenses courantes.

L’idée était de rester égalitaire dans les grandes lignes et de ne pas avoir de grosse différence qui aurait pu envenimer les choses en cas de rupture. 

Sachant que nous avions très peu de dépenses communes, car nous étions logés à titre gracieux, nous ne payions que les charges. Donc il n’y avait que ces charges à suivre et les courses hebdomadaires.

“Dans les grandes lignes” s’entend, car bien entendu, il faut laisser un peu de place à la spontanéité, aux cadeaux et aux invitations.

Donc un début relativement classique, un bon vieux tableur, simple et efficace. C’était tout à fait adapté à notre situation qui restait très basique.

L’achat de notre résidence principale, un changement d’outil ?

Peu de temps après le début de notre vie commune, nous avons acheté notre résidence principale. C’était un gros pari de notre part, nous n’étions ensemble que depuis 1 an. Là, il ne s’agissait plus de gérer seulement les courses.

En effet, nous achetions officiellement à 50/50, mais l’un ayant moins d’épargne que l’autre, cela complexifiait la répartition des coûts.

Afin de favoriser l’obtention de notre prêt bancaire, nous avions convenu de faire un apport équivalent aux frais de notaires. Notre dossier n’était pas glorieux, nous étions deux jeunes travailleurs, Isabelle enchaînait les CDD et Fabien avait 1 an d’ancienneté et nous avions tout deux des salaires très bas.

Pour cette part, c’était encore assez simple vu que chacun avait le montant adéquat. Mais toujours afin de faciliter notre prêt, nous avions décidé de ne pas inclure de travaux et de les financer avec l’argent qu’il restait à Isabelle. Nous avons alors créé un décalage dans nos finances. Et ce décalage a été d’autant plus important que, si nous étions initialement partis sur des travaux équivalents à un gros rafraîchissement, cela s’est terminé en réfection totale, avec deux années de travaux et deux années supplémentaires pour finir de l’équiper.

Ainsi, afin de suivre au mieux nos nouvelles problématiques financières, notre simple tableur d’origine s’est vu agrémenté de nouvelles informations, de nouveaux calculs.

Un tableur certes plus complexe et nécessitant une bonne rigueur de suivi, mais tout à fait fonctionnel.

Les années ont passé, l’équilibre des comptes est revenu. Notre couple ayant également progressé, nous avons décidé de ne plus suivre la règle des 50 %, partant du principe que nous construisions une histoire commune.

C’est dans cette optique que nous avons commencé nos investissements.

Le suivi de nos investissements

Le suivi de nos investissements est plus chaotique.

Fin 2018, lorsque nous avons souhaité commencer à investir, nous avons découvert les SCPI et particulièrement CORUM. Nous avions également transféré une partie de notre épargne bancaire sur une assurance-vie, possédions de l’épargne en banque, des PEL, nos livrets A et un PERP. Et à cela, il faut ajouter un PEE chez Natixis.

Le site CORUM est très bien fait. Il y a directement les tableaux et les graphes de réalisés et certains indicateurs clefs. De même pour celui du PEE. Ce qui n’est absolument pas le cas pour notre assurance-vie. Idem, pour notre épargne bancaire, nos PEL, livrets A et PERP, le site de la banque est inexploitable.

Le jour où on nous a demandé notre patrimoine net, nous nous sommes retrouvés incapables de répondre…

Bref, plein de « petits » comptes que nous négligeons jusqu’à présent, car nous ne nous en occupions pas, sauf que le tout cumulé représente une part non négligeable de notre patrimoine.

Alors, dans la lignée de ce que nous faisions déjà, la gestion et le suivi du long terme s’est fait sur la base d’un tableur…

Nos futurs investissements

Nous avons pas mal travaillé sur notre allocation de ressources ces derniers temps. Notre patrimoine commençant à se déséquilibrer, nous avons fait un arbitrage et nous allons commencer à le rééquilibrer.

La bourse

Jusqu’à présent, nos investissements en bourse sont totalement passifs et ne sont pas de notre fait. Ils résultent principalement des primes que nous avons qui sont placées sur un PEE. Nous avons juste choisi le profil de risque parmi ceux proposés.

Cependant, cela fait un moment que nous travaillons sur la construction de nos portefeuilles et nous avons défini 3 catégories :

Portefeuille court terme de trading

Ce portefeuille est prévu, mais nous ne débuterons pas prochainement. En effet, nous n’avons pas les connaissances pour gérer un portefeuille de trading court terme et surtout, nous n’en avons pas le temps ni l’envie à ce jour.

Cependant, cela reste l’un de nos objectifs pour les années à venir.

Portefeuille long terme capitalisant

Ce portefeuille est prêt depuis quelques mois maintenant. Nous attendons juste d’avoir les finances pour l’alimenter. Initialement, les revenus de nos SCPI devaient l’alimenter, cependant, cela va prendre trop de temps et créer un déséquilibre trop important si nous maintenons cette stratégie. 

L’objectif est d’utiliser nos PEA pour ce portefeuille, ce qui nous laisse déjà deux fois 150 k€ à remplir (cela va nous occuper un petit moment), mais également les PEA-PME par la suite si nous le souhaitons.

Portefeuille long terme à dividende

Ce portefeuille était au second plan voire en suspens jusqu’à présent. Nous hésitons sur la pertinence d’avoir un portefeuille à dividende sachant qu’ils sont en général moins performant qu’un portefeuille capitalisant sur lequel nous pourrions racheter des actions pour faire un équivalent de revenu (règle des 3 % ou 4 %). 

Comme évoqué ci-dessus, nous travaillons sur notre allocation depuis quelque temps et nous avons décidé de créer et prioriser ce portefeuille.

Le private equity

Nous souhaiterions également commencer le private equity. Nous avons initié la démarche pour participer à certains investissements, mais nous sommes bloqués sur une partie administrative… Il faut un passeport et les délais de rendez-vous à la mairie pour l’empreinte biométrique se comptent en mois !

Comment suivre nos futurs investissements ?

Là est la question.

C’est probablement l’investissement qui risque de nous faire changer de mode de gestion à ce jour. Ou du moins d’avoir un nouvel outil pour suivre tout cela. 

Pour le moment, nous restons sur notre tableur. Nous allons voir rapidement si cet outil est adapté. Nous avons déjà hésité à transférer le tout sur Google sheet (le tableur en ligne de google). En effet, il y a une formule qui permet de suivre le cours de certaines actions ce qui allègerait le temps nécessaire au suivi des portefeuilles.

Il existe également des applications pour suivre les dividendes qui pourraient être intéressantes, à creuser donc.

NOTRE outil, le tableur

Nous n’allons pas faire durer le suspens. Pour nous, le meilleur outil de gestion de nos finances est tout simplement le tableur.

Bon, nous avouons que ce n’est pas très original, mais en même temps, nous utilisons cet outil tous les jours dans nos métiers respectifs. Une fois les bases de données construites, il suffit de les alimenter mois par mois et ensuite nous pouvons obtenir tous les indicateurs que nous souhaitons.

Nous allons voir si cet outil reste performant pour suivre un patrimoine grandissant mais Isabelle, de par son métier, gère des centaines de millions sur tableur et cela ne pose pas de difficulté à son entreprise. Sachant que notre patrimoine est à ce jour relativement faible, nous avons de la marge de ce côté là !

Bien entendu, nous n’allons pas nous contenter de cela, nous allons vous expliquer pourquoi il s’agit pour nous de la meilleure application de gestion et comment nous l’utilisons.

C’est parti !

C’est quoi un tableur ?

Un tableur est une application constituée de lignes et de colonnes. Leur intersection correspond à une cellule dans laquelle il est possible d’intégrer une donnée numérique ou texte, ou une formule.

Suivi des dépenses
Suivi des dépenses

À l’origine destinés au traitement automatisé des données financières, les logiciels tableurs sont maintenant utilisés pour effectuer des tâches variées, de la gestion de bases de données simples à la production de graphiques, en passant par diverses analyses statistiques, et de la gestion financière.

Personnellement, nous l’utilisons pour :

  • Gérer notre budget mensuel,
  • Analyser l’allocation de nos ressources entre les différents supports (immobilier, bourse, liquidités…),
  • Réaliser des prévisions d’évolutions de nos capitaux, en fonction des taux affichés par support, si nous utilisons l’effet des intérêts composés, etc.
  • Faire des simulations de calcul de rentabilité pour l’achat de biens immobiliers.

Vous le voyez, ses utilisations sont multiples et ne s’arrêtent bien sûr pas à la sphère financière.

Maintenant, nous allons vous expliquer pourquoi il s’agit de notre outil de gestion favori.

Pourquoi le tableur ?

Pour sa simplicité d’utilisation

L’avantage du tableur est qu’il est relativement simple à manipuler, même pour un débutant. Une fois que vous maîtrisez le vocabulaire associé (lignes, colonnes, cellules, formules, fonctions…) vous vous trouverez face à une interface assez basique et facile d’utilisation. Vous pouvez donc :

  • Modeler les différentes lignes et colonnes selon vos besoins,
  • Créer les tableaux de suivi de vos finances comme vous l’entendez,
  • Ajouter des images, des graphiques, des calculs et tout ce qui vous fera envie pour personnaliser vos fichiers,
  • … 

Bien sûr, en tant que responsable de laboratoire et contrôleur de gestion, nous l’utilisons tous les jours et il est évident que nous avons atteint un niveau de maîtrise important. Mais vous n’avez pas besoin d’en arriver là pour gérer vos finances personnelles. De nos jours, la plupart des formations inclut au moins une initiation au tableur qui est amplement suffisante.

Prenez par exemple notre budget. Il s’agit tout simplement d’un tableau avec en colonne les mois de l’année et en lignes nos dépenses et ressources. Lorsqu’une dépense tombe sur notre compte courant, nous la surlignons en jaune dans le tableau. Pour celles variables, nous les reportons manuellement. Voilà !

D’une simplicité enfantine et d’une efficacité à toute épreuve. Ce simple coloriage nous permet de repérer directement les montants qui restent à payer et d’ajuster si besoin le montant disponible sur notre compte courant.

Budget simple
Budget simple

Pour son adaptabilité

Un autre avantage du tableur est la très grande flexibilité de ses feuilles de calcul. En effet, vous adaptez vos fichiers comme vous le désirez, selon vos besoins de suivi. Commencez tout simplement avec une page blanche que vous modelez par la suite à votre guise. Créez l’univers qui vous ressemble avec la réalisation de votre suivi des dépenses, de votre analyse financière ou la prévision de votre budget.

Vous pouvez y insérer des :

  • Images, graphiques qui évolueront en même temps que vos chiffres,
  • Jeux de couleurs qui vous signaleront lorsque vous êtes dans le rouge ou au contraire lorsque vous avez atteint vos objectifs,
  • Liens vers d’autres fichiers de calcul ou bases de données qui feront varier vos données ou ajouteront des éléments complémentaires,

Avec cette application, vous pouvez modifier le contenu et la forme des informations sur les feuilles de calcul de façon illimitée et comme bon vous semble. La seule limite à un tableur est votre imagination.

Pour son automatisation

Utiliser un tableur vous aide également à gagner en productivité tous les jours dans votre gestion financière. Eh oui ! Grâce à toutes ses formules et fonctions disponibles, il est possible d’automatiser l’ensemble de vos calculs simples ou complexes. Bien sûr, cela demandera un peu de travail au départ afin de mettre en forme et préparer votre fichier comme vous le souhaitez, mais vous gagnerez un temps fou par la suite ! Tout se calcule automatiquement et de manière précise. L’automatisation des tâches tout comme les liaisons entre données d’autres fichiers vous faciliteront la saisie et le traitement.

Par exemple, nous possédons un fichier de suivi de nos investissements en bourse. Sur celui-ci nous déterminons chaque mois quel montant nous allons positionner sur quel support. Les montants varient ainsi mensuellement. Pour éviter une recopie fastidieuse, des liens ont été intégrés dans notre budget qui viennent récupérer ces données.

Les liens entre tableurs
Les liens entre tableurs

Pour sa puissance

Autre avantage non négligeable du tableur, sa puissance ! En effet, il possède une quantité astronomique de fonctions et formules, des plus basiques aux plus complexes. Quoi que vous vouliez réaliser, le tableur peut le faire. Il suffit juste de trouver parmi les innombrables formules, celle qui convient à votre besoin.

Au-delà de ce qu’il propose, il est possible de lier plusieurs fichiers entre eux. Lorsque vous effectuerez une modification dans l’un, ceux liés seront automatiquement impactés.

Enfin, même avec des milliers de données, un tableur retrouvera toujours son compte.

Comment utiliser un tableur ?

Suivre ses dépenses simplement

Une première utilisation possible du tableur est le suivi de vos dépenses. Un peu comme votre relevé de compte, vous pouvez récupérer l’ensemble de vos dépenses pour, par exemple, les catégoriser et comparer ainsi d’un mois sur l’autre chaque poste de dépenses.

Ce type de suivi est simple à réaliser. C’est d’ailleurs celui que nous utilisions avant d’ouvrir un compte joint. En effet, en plus du poste de dépense, nous pouvions intégrer le nom de la personne qui avait payé. Au début de notre relation et pour que personne ne se sente lésé, cela nous apparaissait comme la meilleure solution.

Cette application du tableur est une excellente méthode notamment pour repérer les postes de dépenses qui vous coûtent le plus cher et sur lesquels vous pourriez effectuer des actions correctives.

Suivi simple des dépenses
Suivi simple des dépenses

Mettre en place un budget

Une autre utilisation plus intéressante du tableur est celle de créer son propre budget. Un budget est un plan qui vous aide à gérer au mieux vos finances. En en créant un vous pourrez piloter avec plus de facilité votre argent.

Pour savoir comment faire un budget, vous pouvez lire notre article : “Comment faire un budget ?”

Comme vous avez pu le voir avec notre propre budget, pas besoin d’être un expert en informatique pour réaliser un fichier simple.

Côté dépenses, nous avons distingué les dépenses fixes (mensualités d’emprunt, abonnements divers, impôts…), les dépenses variables (alimentation, essence…) et les dépenses exceptionnelles (loisirs, sorties, etc.).

Côté recettes, il n’y a pas de détail puisque en dehors de nos salaires, nous ne percevons pas d’autres revenus.

À l’inverse, vous pouvez tout à fait complexifier les choses, intégrer des formules pour lier votre budget à d’autres fichiers de suivi, ajouter des graphiques plus visuels ou faire des prévisions…

Prévoir l’avenir

Il est également possible avec un tableur de prévoir l’avenir ou du moins de réaliser des simulations selon des hypothèses définies à l’avance.

Par exemple, vous pouvez prévoir que :

  • Chaque année à une date définie, votre salaire augmentera de x %,
  • Le prix de l’électricité ayant été multiplié par x en une année, votre facture va augmenter dans les mêmes proportions,
  • Si chaque mois vous positionnez x € sur un support à x %, vous pouvez espérer gagner au bout de x années xx €,
  • etc.
Prévision de rente sur SCPI après 10 ans
Prévision de rente sur SCPI après 10 ans

Là encore il existe de nombreuses possibilités d’application qui vous permettent d’anticiper les hausses ou les baisses de votre patrimoine.

Alors, êtes-vous convaincu ? Si oui, voyons quel tableur choisir…

Quel tableur choisir ?

Bien entendu, il existe une multitude de logiciels qui vous proposent des tableurs. Nous ne vous présentons ici que ceux que nous connaissons, mais n’hésitez pas à en tester d’autres et à nous indiquer leurs noms en commentaire si vous les appréciez.

Excel

Le tableur le plus connu est bien entendu Excel. Excel fait partie de la suite Microsoft Office qui regroupe en plus d’un tableur, un traitement de texte (Word), un gestionnaire de bases de données (Access), un logiciel de présentations (PowerPoint) et bien d’autres logiciels encore. Seul petit inconvénient, la suite Office est payante, et pas donnée ! Heureusement, il existe des alternatives à Excel qui font tout aussi bien le travail.

Google sheets

La première possibilité gratuite qui vient à l’esprit est Google sheets qui est un tableur en ligne. En plus de proposer les mêmes fonctionnalités que Excel, Google sheets a l’avantage de posséder un mode collaboratif très puissant. Plus besoin de fermer votre fichier de calcul pour qu’un autre puisse travailler dessus avec Google sheets. Il y a également une formule qui permet de suivre le cours de certaines actions ce qui allège le temps nécessaire au suivi des portefeuilles boursiers.

Par contre, pour utiliser les outils Google, il vous faudra créer un compte. 

LibreOffice

LibreOffice est ce qui ressemble de plus près à la suite Microsoft Office. En effet, LibreOffice est une suite logicielle qui regroupe à peu près les mêmes logiciels que Microsoft, mais en gratuit !

Si visuellement l’interface est moins attractive que celle des deux autres, l’application fait le travail aussi bien.

Conclusion

Linxo, Bankin’, YNAB (you need a budget), Gérer mes comptes, Expense manager, Money manager, Budgea… Il existe une infinité d’applications dont l’objectif est de faciliter la gestion de vos finances personnelles. Mais pour nous, le plus simple demeure le tableur notamment pour sa capacité d’adaptation. Un tableur nous permet de créer le fichier de gestion qui nous ressemble et s’adapte à nous, tandis qu’avec une application il faut s’adapter à elle.

Et vous, quel est votre outil de gestion pour vos finances personnelles ?

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4 réactions sur “ Notre outil de gestion ultime ! – Étude de cas #21 ”

  1. Alexandre HUET Réponse

    Ah oui, j’utilise aussi les tableurs personnellement, je présente le mien ce soir sur mon blog et ma chaîne Youtube ^^
    J’avoue que je ne suis pas fan d’avoir ses investissements en « dépenses ». L’argent vous le possédez toujours, c’est juste qu’il est sous forme d’actif boursier maintenant, qu’en pensez vous ?

    • Fabien et Isabelle Auteur ArticleRéponse

      Bonjour Alexandre,

      Merci pour ton retour d’expérience. Je vais aller voir ton fichier pour améliorer le notre 🙂
      Un investissement n’est pas une dépense, l’argent reste effectivement actif. Les dépenses sont les achats des biens de consommation, les assurances, etc…

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